Cumplimiento I-9

Cuando se contrate a un nuevo empleado, la compañía debe verificar que el empleado esté legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos. Usted pudiera sin saber contratar o reclutar a trabajadores no autorizados para el empleo. Usted también podría no permitir a los empleados seguir trabajando para usted si no son capaces de mostrar la documentación apropiada de su identidad y su autorización para trabajar en los Estados Unidos. A continuación, aparecen algunos de los requerimientos para el cumplimiento de los lineamientos mencionados arriba:

  • Después de contratar a un empleado, usted tiene tres días hábiles para completar el Formulario I-9.
  • Si usted está contratando a alguien por menos de tres días en total, usted debe de llenar un Formulario I-9antes del final del primer día laboral del empleado.
  • Es muy importante mantener un registro de sus Formularios I-9. Una vez que usted haya completado el Formulario I-9, deberá conservarlo en un folder por separado junto con los Formularios I-9 para otros empleados. Usted podrá llenar y retener los Formularios I-9 en papel o electrónicos.
  • Usted debe de guardar el formulario mientras el empleado trabaje en su compañía, y por un año después que el empleo termine o tres años después de que el empleado haya sido contratado, el período que sea más largo.

Para una situación en la que usted haya recontratado a un empleado quien haya trabajado para usted previamente, usted podrá llenar solamente la Sección 3 del formulario, ‘Re-verificación y Recontrataciones,’ si usted ya llenó un Formulario I-9 original para ese empleado y el empleado es recontratado dentro de los tres años siguientes a la fecha en que fue llenado el formulario original, y continúa siendo elegible para empleo bajo la misma base. Usted también puede solo llenar la Sección 3 en el formulario, ‘Re-verificación y Recontrataciones,’ si usted ya ha llenado un Formulario I-9 original para ese empleado, y ese empleado se cambia el nombre o la autorización de trabajo original del empleado ha expirado o expirará pronto. Para una guía mejor en cómo prepararse para auditorías ICE, otros temas de cumplimiento y E-Verify, por favor consulte con un abogado con experiencia.